- La certificación consiste en la convalidación de la herramienta archivística de todas las dependencias de la Alcaldía Municipal de Manizales, conocida como Tablas de Retención Documental.
- Es un logro, que obtiene la Administración Municipal por primera vez; es un reconocimiento que hace el Consejo Departamental de Archivos de Caldas, dentro del proceso de gestión documental de la entidad.
- Durante dos años la Alcaldía de Manizales adelantó el proceso que, hoy logra la certificación de su herramienta archivística, además como un tema de transparencia.
La Alcaldía de Manizales logra por primera vez la Convalidación de sus Tablas de Retención Documental, como Instrumento Archivístico indispensable para la gestión documental de la entidad y la adecuada administración de la Información.
En cumplimiento de lo establecido en la Política Archivística del País, la Alcaldía de Manizales inició un trabajo para la elaboración y Convalidación de uno de los instrumentos archivísticos indispensables para la Gestión Documental de las Entidades; de acuerdo con lo anterior, el proceso de elaboración estuvo a cargo del equipo interdisciplinario en cabeza de la Secretaría de Servicios Administrativos y el Archivo General Municipal.
La Convalidación fue realizada por el Consejo Departamental de Archivos de Caldas, luego de que la Alcaldía de Manizales realizará la respectiva sustentación del proyecto, ante este organismo quien ejerce estas labores a nivel territorial, explicó la jefe del Archivo Municipal de Manizales, Eddy Jazmín García Veloza.
La jefe de la dependencia, donde se centraliza toda la información que es producto de las actividades, que desarrolla la Alcaldía de Manizales desde sus diferentes dependencias y a través de todo el tiempo y, la antigüedad que ha tenido la entidad gubernamental; destaca que éste es un archivo histórico y, que el proceso de Convalidación de las Tablas de Retención Documental es además un componente de transparencia.
A partir de la fecha, al contar con el respectivo Certificado de Convalidación, la Alcaldía dispone del aval para aplicar, en cada una de las diferentes Secretarías, Unidades y oficinas. De esta manera, la entidad ya tiene una guía para la estructuración de sus procesos de Gestión Documental, como lo son: la organización de archivos, la aplicación de lineamientos archivísticos y las transferencias primarias de los Archivos de Gestión al archivo Central, así como podrá ejecutar disposiciones finales a la información.
Las respectivas tablas convalidadas que deberán empezarse a aplicar por la Administración Municipal podrán ser consultadas en la siguiente ruta: ANEXO No. 7 – TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD
Anexos:
La jefe del Archivo Municipal de Manizales, Eddy Jazmín García Veloza.
